Funkcionalumas

Resursų ir maršrutų planavimas bei darbo laiko apskaita

Resursų planavimas ir paskirstymas – viena svarbiausių užduočių transporto įmonėje. Nuo to, kuria kryptimi bus nukreipti turimi ištekliai, priklauso įmonės pelningumas. Tačiau net ir parinkus optimalų maršrutą dėl vairuotojo ar vadybininko kaltės atsiranda maršruto nuokrypiai, kuriuos svarbu stebėti ir įvertinti. O kad maršruto savikainos neišdidintų baudos – būtina tinkamai apskaičiuoti darbo laiką.

Kaip teigia Robert Komarovič, „Andsoft“ verslo valdymo sprendimus logistikos bendrovėms diegiančios UAB „SCM Software“ projektų vadovas, pastaraisiais metais resursų ir maršrutų planavimas vis dažniau patikimas ne vadybininkui, o kompiuterinei sistemai.

„Aiškinomės su kelių įmonių vadybininkais – jų teigimu, kiekvienas gali peržvelgti ir įvertinti daugiausiai 3 resursus bei iš jų išrinkti tinkamesnį. Kadangi daugelyje sričių, kur reikia greito ir tikslaus skaičiavimo, tą darbą jau seniai dirba kompiuterinės sistemos, ne išimtis ir užsakymų bei resursų atrankos optimizavimas, – teigia R. Komarovič. – Jeigu vadybininkui duotume 20 resursų – jis fiziškai negalėtų tiek apskaičiuoti. Tačiau sistema įvertina ir didesnį skaičių resursų, todėl jos galutinis parinkimas yra racionaliausias ir naudingiausias. Pasirinkus neoptimalų resursą reikės nuvažiuoti daugiau kilometrų, transportas sunaudos daugiau kuro, teks sumokėti didesnį atlyginimą, daugiau kelių mokesčių ir t.t. Visa tai mažina reiso, o kartu – ir visos įmonės pelningumą.“

Programa „Andsoft“ pateikia kelis galimus resursų planavimus. Prie kiekvieno iš jų pateikiami detalūs duomenys apie planuojamą kelionės trukmę, sunaudotą kurą, kelių mokesčius, maržą ir kt.

Planinė, apskaičiuota ir faktinė savikaina

Išskiriami dviejų rūšių maršrutai ir trijų rūšių savikainos. Planinė savikaina ir planinis maršrutas – tai sistemos apskaičiuotas optimalus kelias su mažiausiomis išlaidomis. Jeigu važiuojant būtų laikomasi šio maršruto, savikaina būtų mažiausia. Tačiau nukrypus nuo planinio maršruto (dėl vairuotojo, vadybininko kaltės, nenumatytų kelio darbų ar pan.), kinta ir savikaina. Nors galutines išlaidas parodo faktinės savikainos eilutė, kuri pagrįsta iš tiekėjų gautomis sąskaitomis, tačiau jų laukti reikia labai ilgai – mėnesį ar daugiau. Todėl „Andsoft“ pateikia apskaičiuotą savikainą, kuri suskaičiuoja išlaidas to maršruto, kuriuo važiavo vairuotojas. Apskaičiuota savikaina leidžia matyti situaciją į priekį ir pagal jas tikrinti, ar tiekėjai pateikė visus faktinius duomenis, o, esant nukrypimams, juos papildomai patikrinti – ar tiekėjai nepadarė klaidos išrašydami sąskaitą.

„Tarpusavyje sulyginus planinę, apskaičiuotą ir faktinę savikainą galima surasti važiavimo metu iškilusius neatitikimus ir kontroliuoti tiekėją, kuris išrašo sąskaitą. Pavyzdžiui, vienas iš mūsų klientų, pastebėjęs didelį skirtumą taip planinių ir faktinių degalų sunaudojimo, patikrinęs skaičius rado, kad degalinėje per klaidą buvo įskaičiuotas ne tas kuras, kuris buvo piltas, – benzinas vietoj dyzelino. Taip pat klientai yra susidūrę su atvejais, kai apskaitos skyrius, pastebėjęs didelius sumų neatitikimus dėl apskaičiuotos ir faktinės savikainos, išsiaiškino, kad suklydęs tiekėjas apsiskaičiavo dėl kelių mokesčių bei nekorektiškai išrašė sąskaitas“, – teigia R. Komarovič.

Tačiau logistikos optimizavimo specialisto teigimu, planinė savikaina padeda kontroliuoti ne tik apskaitos skyrių. Kartu su planine savikaina naudodamas ir planinį maršrutą jį sudarantis vadybininkas gali prižiūrėti maršrutą vykdantį vadybininką arba galutinę grandį – vairuotoją. Jeigu vadybininkas ar vairuotojas nesilaiko instrukcijų ir maršruto, ieškoma priežasčių, skaičiuojamos pasekmės ir galima imtis atitinkamų sankcijų, įspėti sprendimus priėmusį vadybininką ar vairuotoją.

„Skaičiuoti planinę savikainą reikia ne tik siekiant kontroliuoti tiekėjus ir vairuotojus, bet ir norint įsivertinti nuostolius – kaip galėjo būti geriau ir kodėl tai neįvyko“, – teigia bendrovės projektų vadovas.

„Andsoft“ sistemoje galima viename žemėlapyje matyti ir įvairiais duomenimis palyginti planinį maršrutą, kuriuo turėjo važiuoti vairuotojas, ir apskaičiuotą maršrutą – kuriuo iš tikrųjų važiavo.

Darbo laiko apskaita Prancūzijoje ir Vokietijoje

Vairuotojams, kurie krovinius gabena Prancūzijoje ir Vokietijoje (tikėtina, kad artimiausiu metu prie šių šalių prisijungs ir Belgija), privalu laikytis taisyklių, reglamentuojančių minimalų darbo užmokestį. Transporto įmonių vadovai patvirtino, kad daugelis šią apskaitą vedama rankiniu būdu – apskaitos skyrius suveda duomenis į „Excel“ lenteles ir skaičiuoja darbo laiką. Tačiau toks apskaitos principas neefektyvus, kadangi dėl darbo laiko apvalinimų ir žmogiškojo faktoriaus klaidų atsiranda daug neatitikimų, o didesnėse įmonėse prie šios apskaitos turi dirbti net keli specialistai.

„Kadangi Prancūzijos ir Vokietijos darbo užmokesčio apskaičiavimo procesas apribotas reikalavimais, o visa tvarka aiški, pagrindinė problema, su kuria susiduria įmonės – daug skaičių, kurios reikia operatyviai suvesti be mažiausių klaidelių. Kadangi nedeklaravus duomenų laiku ar paaiškėjus, kad duomenys pateikti nesąžiningai, neatitinka realybės, – skiriamos didelės baudos. Siekdami to išvengti sukūrėme galimybę, kad „Andsoft“ sistema pati surinktų duomenis, juos apdorotų ir susistemintų. Taip optimizuojamas darbo laikas, nes šiam darbui atlikti vietoj 3–5 pakanka 1 žmogaus, kuriam tereikia užmesti akį ir patikrinti, ar visi duomenys teisingi“, – teigia „Andsoft“ sistemos atstovas. Šią kompiuterizuotą darbo laiko ir užmokesčio apskaitos sistemą jau naudoja kelios Lietuvos logistikos bendrovės.